Herausforderungen
Integration Tochtergesellschaften
Softwaregesteuerte Konsolidierung
Intercompany-Abstimmung
Anbindung ERP-Systeme
Transparente Währungsumrechnung
Leistungen
Aufbau Staging Area
Coaching
Implementierung Konsolidierung
Vorsysteme
DATEV
Microsoft Dynamics
Quick Books
Business Central
Die KD-Pharma Gruppe
Die heutigen Konzernunternehmen der KD Pharma-Gruppe wurden in 1981 (Marine Ingredients), bzw. 1988 (KD Pharma Bexbach) gegründet und sind seither stetig gewachsen. Seit Ende 2021 gehören inzwischen 13 Einzelunternehmen zum Konzern.
Die KD Pharma Gruppe ist ein Spezialist für die Herstellung von Produkten, die vielseitige kundenspezifische Bedürfnisse in globalen Märkten erfüllen. KD Pharma beschäftigt renommierte Wissenschaftler, die Spitzentechnologie und modernste Forschung einsetzen, um die Entwicklung von pharmazeutischen Mitteln sowie Nahrungsergänzungsmitteln zu beschleunigen. Weltweite Unterstützung und unübertroffener Kundenservice machen die KD Pharma Gruppe zu einem bevorzugten Partner für Gesundheitslösungen.
Das Technologieportfolio der KD Pharma Group ist speziell auf die Entwicklung, Herstellung und Vermarktung neuer Produkte ausgerichtet. Die Fähigkeiten umfassen Extraktion, Trennung, chemische Synthese, Verkapselung und Verpackung. Die KD Pharma Gruppe hat diese Technologien erfolgreich genutzt, um Omega-3-APIs auf den Markt zu bringen, einen neuen Therapieansatz für Darmkrebs zu entwickeln, neue Arzneimittel weltweit zuzulassen sowie mehrere neue Rezepturen für Nahrungsergänzungsmittel in den Markt einzuführen.
Ausgangssituation
Die KD Pharma Gruppe mit ihren damals zehn Einzelgesellschaften – mit jeweils unterschiedlichem ERP-System – benutzte für die Konsolidierung ausschließlich Excel. Ein hochgradig manueller Prozess war zum einen sehr zeitaufwändig und zum anderen extrem fehleranfällig.
Ziele der LucaNet-Einführung
- Erstellung des Konzernabschlusses in einer zertifizierten Konsolidierungssoftware
- Transparente Darstellung der Finanzzahlen (Bilanz, GuV und CashFlow)
- Zeitersparnis bei der Erstellung des Konzernabschlusses
- Unterjährige Konsolidierung
- Intercompany-(Vor-)Abstimmung
- Überleitung vom Gesamtkostenverfahren (GKV) zum Umsatzkostenverfahren (UKV)
Projektablauf und implementierte Lösung
Das KuL-Prototyping
Um die KuL-Empfehlung für LucaNet als Konsolidierungslösung zu untermauern, fand ein zweitägiges Prototyping vor Ort in Bexbach statt. Mit ausgewählten realen Daten der KD Pharma Gruppe wurden im Beisein von Finanz- und IT-Abteilung grundsätzliche Themen, wie beispielsweise Datenbereitstellung und -importe, Währungsumrechnung und Konsolidierungslogik in der Software live aufgebaut und dargestellt.
Dies erfolgte derart überzeugend, so dass wenige Wochen später der Startschuss für das Projekt fiel.
Datenbereitstellung und Aufbau Staging Area
Ein erster wesentlicher Meilenstein im Rahmen des Projekts war die Bereitstellung der Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen der Konzerngesellschaften. In einer Staging Area wurden die Daten aus DATEV, Dynamics, Quick Books und Business Central in eine einheitliche Form gebracht und für den Datenimport nach LucaNet aufbereitet.
Coaching und Aufbau der Konsolierungslösung
Die LucaNet-Implementierung bei der KD Pharma Gruppe wurde im Coaching durchgeführt. In enger Zusammenarbeit mit den Key-Usern wurden die Grundstrukturen, wie beispielsweise Organisations- und Kontenstrukturen angelegt und die Daten importiert.
Anschließend konnten die Assistenten für die Konsolidierung eingerichtet und erfolgreich die Erstkonsolidierung im LucaNet-System durchgeführt werden. Danach wurde die Software gruppenweit ausgerollt und die Verantwortlichen der Konzerngesellschaften eingebunden.
Damit der Prozess bis zur Konsolidierung effizient gestaltet werden konnte, wurde das Modul LucaNet.Group Report eingesetzt. Durch den Einsatz dieses Werkzeugs kann die Datenbereitstellung der Gesellschaften selbstständig von den jeweiligen Verantwortlichen durchgeführt werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil war die vorgelagerte und eigenständige Intercompany-Abstimmung der Landesgesellschaften untereinander. Hierdurch wurde die Datenqualität enorm erhöht und der Aufwand für die spätere Konsolidierung erheblich reduziert.
Kundennutzen
Durch den Einsatz von LucaNet hat die KD Pharma Gruppe schlussendlich eine zertifizierte Konsolidierungslösung zur Erstellung des Konzernabschlusses. Neben dem konsolidierten Jahresabschluss werden dem Management jetzt auch konsolidierte Monats- und Quartalsabschlüsse zur Verfügung gestellt. Dies wurde durch den effizienten Einsatz von Konsolidierungsassistenten und der Reduzierung von manuellen Konsolidierungsbuchungen ermöglicht.
Durch die Anbindung der Vorsysteme sind die einzelnen Konzerngesellschaften in der Lage, ihre Daten selbstständig in das System zu importieren und zu validieren. Dabei werden die Werte mit ihren Details sowohl in Transaktions- als auch in Berichtswährung angezeigt und ermöglichen so eine transparente Abstimmung der Gesellschaften untereinander. Durch das parallele Arbeiten an den Daten wurde der Zeitaufwand für die Erstellung der Abschlüsse in erheblichem Maß reduziert.
Die problemlose Darstellung von Zeitreihen, die automatische Erstellung des Cash Flow-Statements sowohl in lokaler als auch in Berichtswährung oder auch die parallele Darstellung der GuV nach Gesamtkosten- bzw. Umsatzkostenverfahren unter Einsatz des LucaNet-Excel-Add-Ins haben neben den Mitarbeitern der KD Pharma Gruppe auch die Auditoren von PwC begeistert.
Nach den ersten Wochen der Einführung mit einem sehr engen Zeitplan standen wir kurz davor, das Projekt um ein Jahr zu verschieben. Allerdings wäre dies schade um die bereits eingesetzte Zeit gewesen. Letztendlich ist es uns gemeinsam mit dem kompetenten Team von KuL gelungen, den Konzernabschluss inklusive Vorjahre komplett in LucaNet abzubilden und den Auditoren Prüfungszugriff auf die Live-Daten zu geben – ohne die lästigen Excel-Dateien von früher. Die Software LucaNet hat die Erwartungen übertroffen und inzwischen schätzen auch die Controller der anderen Gesellschaften den Mehrwert.
