Herausforderungen

Integration Tochtergesellschaften

Dezentraler Budgetprozess

Portfoliosteuerung

Vorsystem

SAP

Eine Messe Düsseldorf Gruppe – auch im Controlling

Sie bilden den Kern der Messe Düsseldorf Gruppe und stellen zugleich eine besondere Herausforderung an die Erfassung und Steuerung ihrer finanzwirtschaftlichen Kennzahlen dar: 40 Fachmessen in Düsseldorf und 75 Events in aller Welt. Die neue Board-Applikation für Planung und Reporting bildet das Rückgrat für eine standardisierte, effiziente und übersichtliche globale Portfoliosteuerung der In- und Auslandsveranstaltungen.

Die Messe Düsseldorf Gruppe

Mit 378,5 Mio. Euro Umsatz im Jahr 2019 konnte die Messe Düsseldorf Gruppe ihre Position als eine der erfolgreichsten deutschen Messegesellschaften behaupten. Auf den Veranstaltungen in Düsseldorf präsentierten in diesem Messejahr 29.222 Aussteller 1,4 Mio. Fachbesuchern ihre Produkte. Damit stiegen sowohl Aussteller- und Besucherzahlen im Vergleich zu den Vorveranstaltungen. Am Standort Düsseldorf finden rund 40 Fachmessen in den fünf Kompetenzfeldern „Maschinen, Anlagen & Ausrüstungen“, „Handel, Handwerk & Dienstleistungen“, „Medizin & Gesundheit“, „Lifestyle & Beauty“ sowie „Freizeit“ statt, darunter 22 eigene N° 1-Messen sowie derzeit 15 starke Partner- und Gastveranstaltungen. Dazu kommen mehr als 1.000 Kongresse, Firmenevents, Tagungen und Meetings der Tochtergesellschaft Düsseldorf Congress mit rund 374.000 Teilnehmern im Jahr 2019. Außerdem organisiert die Messe Düsseldorf Gruppe 75 Eigenveranstaltungen, Beteiligungen und Auftragsveranstaltungen im Ausland und ist eine der führenden Exportplattformen weltweit. Auf den Eigenveranstaltungen in Düsseldorf kamen 2019 rund 73 Prozent der Aussteller und 37 Prozent der Fachbesucher aus dem Ausland an den Rhein. 77 Auslandsvertretungen für 141 Länder – darunter 7 internationale Tochtergesellschaften – bilden das globale Netz der Unternehmensgruppe.

Ausgangssituation

Die Messe Düsseldorf nutzte zur Erfassung und Steuerung der finanzwirtschaftlichen Kennzahlen ein selbst entwickeltes Programm mit einem MS-SQL-Server als zentraler Datenbank. Der Dateninput erfolgte über SAP-Schnittstellen und Excel-Erfassungsmasken.
Das System bildete ausschließlich die Messe Düsseldorf GmbH ab. Tochtergesellschaften der Gruppe wurden in separaten Excel-Dateien verwaltet. Wesentlicher Fokus lag auf der Nutzung standardisierter Planungs- und Reportingdaten. Weitergehende Analysen wurden zumeist über Excel-Add-Ins und SAP realisiert. Im Rahmen des dezentralen Budgetprozesses erfolgte der Datenaustausch zwischen verschiedenen Planungsteilnehmern zumeist über den Austausch von Excel-Dateien. Dieses Vorgehen ging zu Lasten der Übersichtlichkeit, Transparenz und Effizienz und steigerte die Fehleranfälligkeit. Die Messe Düsseldorf begegnete diesen Herausforderungen, indem sie eine Board-Applikation für die Planungs- und Reportingprozesse einführte.

Ziele der Board-Einführung

  • Systemgestützte Prozesse zur globalen Portfoliosteuerung
  • Integration der Tochtergesellschaften in ein einheitliches Berichtssystem
  • Integrierte GuV-, Bilanz- und Cash Flow-Planung
  • Treiberbasierte Langfristplanung
  • Operative Liquiditätssteuerung
  • Flexible und schnelle Analysen
  • Zukunfts- und Entwicklungssicherheit durch Standardlösung

Projektablauf und implementierte Lösung

Datendefinition und -aufbereitung

Zu Beginn des Projektes wurden die benötigten Auswertungsstrukturen definiert. Die Stamm- und Bewegungsdaten wurden aus SAP extrahiert und in einer Staging-Area (MS-SQL-Server) aufbereitet und in die Board-Applikation importiert. Die Hauptauswertungsstrukturen bei der Messe Düsseldorf sind die jeweiligen Veranstaltungen und deren detaillierte Kosten- und Erlöspositionen (PSP-Elemente). Der Umsatz, der Deckungsbeitrag und die verkaufte Ausstellungsfläche sind die wesentlichen KPIs.

Planungsapplikation

Eines der Hauptziele des Projektes war die Implementierung einer standardisierten Planungslösung für alle Inlands- und Auslandsveranstaltungen. Die wesentlichen Phasen des Planungsprozesses sind in der folgenden Abbildung skizziert.

Planungsablauf Messe Düsseldorf

Je nach Planungshorizont wird auf unterschiedlichen Detailgraden geplant. Im Rahmen der Detailplanung, mit einem Horizont von einem Jahr, werden bspw. Besucherzahlen und die korrespondierenden Eintrittsgelder oder Ausstellungsflächen und deren Preise je Veranstaltung geplant. Über Berechnungslogiken werden die daraus resultierenden Umsätze auf den entsprechenden Erlöspositionen abgebildet.

Als Vorstufe der Kostenplanung der Veranstaltungen wurde die Planung der sog. „Querschnittsabteilungen“ (z.B. Marketing, Technik) integriert. Da diese Benutzer (ca. 80 User) nur einmal jährlich zur Budgetplanung, auf das System zugreifen, hat man sich dazu entschieden, für diese Benutzer keine Board-Lizenz zu beschaffen. Dennoch sind diese Planer mit Hilfe einer eigenentwickelten Eingabemaske (auf Basis der ASP-Technologie) in der Lage ihre Daten zu erfassen. Über die Staging Area werden diese Planwerte der Board-Applikation zur Verfügung gestellt.

Mit zunehmendem Planungshorizont wird die Detailtiefe geringer. In der Langfristplanung sind die Veranstaltungen der kommenden 10 Jahre abgebildet. In einem treiberbasierten Ansatz werden zukünftige Deckungsbeiträge über geplante Steigerungsraten für Erlöse, Kosten und Ausstellungsflächen prognostiziert.

Die Ergebnisse der Veranstaltungsplanung, der Gemeinkostenplanung sowie die Zahlen aus den Teilmodulen Investitions- und Darlehensplanung fließen im Rahmen einer integrierten Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung in das Modell ein. Dies zeigt Plan-GuV, Plan-Bilanz und Plan-Cash-Flow-Rechnung für die kommenden 10 Jahre.

Unterjährig behält man durch die monatlich aktualisierten Forecasts einen zuverlässigen Blick über die Entwicklung des Jahresergebnisses.

Reporting

Ein weiterer wesentlicher Projektbaustein war der Aufbau eines einheitlichen Berichtswesens für die Messe Düsseldorf Gruppe. Hier ist unter anderem der sogenannte Portfoliobericht ein zentraler Berichtsbaustein. Die Portfolioverantwortlichen erhalten einen schnellen und einheitlichen Überblick über die von Ihnen verantworteten Veranstaltungen und deren maßgebliche KPIs Verkaufsfläche, Umsatz und Deckungsbeitrag. Durch die Gegenüberstellung der Zahlen der Vorveranstaltung, des Plans und des aktuellen Forecasts lassen sich hier sowohl auf Gruppen- als auch Portfolio-Ebene schnell Entwicklungen und Abweichungen erkennen. In tiefergehenden Analysen kann auf Veranstaltungsebene auf die Details von Erlös- bzw. Kostenpositionen abgesprungen werden.

Liquiditätstool

Speziell für die Bedürfnisse der Finanzabteilung wurde ein Modul für die monatsgenaue Liquiditätsprognose implementiert. Hierzu greift man unter anderem auf die Zahlen aus dem Planungsmodul zurück. Da Teile der Erlöse und Kosten bereits deutlich vor Durchführung der Messen realisiert werden, wurden die Zahlungsströme der einzelnen Veranstaltungen analysiert. Mit Hilfe der daraus abgeleiteten Liquiditätskurven pro Projekt werden die Planwerte in eine Liquiditätsprognose überführt, welche auch unterjährige Schwankungen berücksichtigt und eine exakte Liquiditätssteuerung ermöglicht.

Kundennutzen

Die implementierte Lösung konnte insbesondere die organisatorische Neuausrichtung einer globalen Portfoliosteuerung unterstützen. Neben der Abbildung konzern-übergreifender Informationen innerhalb bestimmter Branchensegmente, wurde der Abstimmungsprozess i.R.d. Planung und des Reportings zwischen Zentralbereichen und Tochtergesellschaften automatisiert und eine einheitliche Datenbasis geschaffen. Zur Unterstützung des Planungsprozesses wurden zudem die Integration der Querschnittsabteilungen wie Marketing und Technik mittels einer eigenen Planungsoberfläche realisiert sowie treiberbasierte Simulationsrechnungen aufgesetzt.

Die Board Datenbank erleichtert dem Controlling der Messe Düsseldorf insbesondere die schnelle Konsolidierung der Daten und ermöglicht flexible Analysen sowie mehrdimensionale Betrachtungen von Ergebniseffekten. Ergänzend liefert die automatisierte, monatsgenaue Liquiditätsprognose zuverlässige unterjährige Prognosen für das Cash-Flow-Management.

Durch die Einführung von board konnten wir unseren globalen Planungsprozess deutlich transparenter gestalten und die Abläufe harmonisieren. Die mehrdimensionalen Analysemöglichkeiten und grafischen Darstellungen gewährleisten, dass wir dem Management die relevanten Daten valide, schnell und verständlich zur Verfügung stellen.

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